Cât costă mentenanța IT pentru o firmă?

Este prima întrebare pe care o pune aproape orice firmă: cât mă costă să-mi țină cineva IT-ul în ordine? Răspunsul cinstit e că nu există un preț de raft, pentru că nu există două firme cu aceeași infrastructură. Dar asta nu înseamnă că trebuie să rămâi complet pe întuneric. În continuare îți dăm ordinele de mărime reale de pe piața din România, ce mută cifra în sus sau în jos și cum ceri o estimare pe care te poți baza.

Un lucru important de la început: cifrele de mai jos sunt intervale orientative de piață, nu tarifele noastre. Noi ofertăm personalizat, după ce ne uităm la ce ai. Le punem aici doar ca să ai un cadru corect când primești o ofertă, de la noi sau de la altcineva.

Atenție: „mentenanță IT” înseamnă două lucruri diferite

Înainte de orice cifră, o clarificare care îți economisește bani și confuzie. Pe piață, sub aceeași umbrelă de „mentenanță IT” stau două servicii foarte diferite:

• Reparații și depanare la cerere (break-fix). Chemi pe cineva când s-a stricat un calculator, îl repară, plătești pe oră. Util pentru un birou mic fără server, dar reactiv: nimeni nu previne nimic.
• IT gestionat (managed / externalizare). O echipă îți monitorizează sistemele non-stop, previne problemele, ține securitatea și backup-ul la zi și îți răspunde pe bază de SLA. Ăsta e serviciul de care vorbim aici și cel pe care îl oferim.

Prețurile foarte mici pe care le vezi uneori (de exemplu în jur de 50 de lei pe oră pentru o intervenție) sunt din prima categorie. Nu le compara cu un abonament gestionat: e ca și cum ai compara o vizită la urgențe cu un abonament la un medic de familie care te ține sănătos.

De ce rar vezi un preț fix pentru IT gestionat

O firmă cu cinci laptopuri și fără server nu are aceleași nevoi ca una cu treizeci de oameni, două servere și o rețea segmentată. Un preț afișat ar fi ori prea mare pentru cei mici, ori nerealist pentru cei mari. De aceea firmele serioase de IT gestionat ofertează după ce cineva se uită la ce ai, nu înainte.

Asta nu e o scuză, e o consecință a modelului. Iar dacă înțelegi variabilele, poți compara corect două oferte care par foarte diferite.

Modelele de facturare pe care le vei întâlni

Per stație sau per utilizator. Cel mai comun model pentru IT gestionat. Plătești o sumă pentru fiecare stație de lucru sau utilizator administrat. Scalează natural cu firma și e ușor de bugetat.

Abonament lunar fix. Un pachet definit de servicii, la o sumă previzibilă. Avantajul e că știi de la început ce intră în buget și nu te trezești cu o factură nouă la fiecare problemă.

La cerere (break-fix). Plătești doar când chemi pe cineva. Pare ieftin, dar nimeni nu monitorizează nimic, iar problemele se rezolvă abia după ce te-au costat deja o zi de lucru.

Diferența reală nu e între ieftin și scump, ci între a plăti ca să previi și a plăti ca să repari.

Intervale orientative de pe piața din România

Important, citește înainte de cifre. Sumele de mai jos sunt intervale generale, orientative, de pe piața din România. Nu sunt prețuri finale și nu sunt tarifele noastre. Prețul real depinde de infrastructura ta, iar cel mai bun preț îl afli doar printr-o ofertă personalizată. Le dăm aici doar ca ordin de mărime, ca să nu pornești complet pe întuneric.

• IT gestionat, per stație de lucru: orientativ între 25 și 100 de euro pe stație pe lună. Capătul de jos e pentru pachete mai simple (monitorizare plus suport de bază), capătul de sus pentru servicii complete, cu securitate, backup testat și SLA strâns.
• Firmă de circa 20 de angajați: un pachet gestionat ajunge des între 500 și 1.500 de euro pe lună, în funcție de câte servere și cerințe de conformitate are.
• Licențe Microsoft 365 (separat de administrare): între ~12 și ~30 de euro pe utilizator pe lună, în funcție de plan. Backup dedicat pentru Microsoft 365 mai adaugă în jur de 100 de euro pe lună pentru o firmă mică.
• Cloud (Azure/AWS) pentru un IMM: frecvent între 200 și 500 de euro pe lună pentru un setup obișnuit, plus componente de backup și disaster recovery de ordinul 60 până la 150 de euro pe lună.

Dacă numerele astea ți se par un interval larg, ai dreptate. Distanța dintre 25 și 100 de euro pe stație vine exact din ce discutăm mai jos: ce anume include serviciul.

Ce mută costul în sus sau în jos

• Numărul de utilizatori și stații. Fiecare om și fiecare calculator înseamnă tichete, actualizări și conturi de administrat.
• Serverele și serviciile critice. Un domeniu Active Directory, un server de fișiere sau o aplicație de care depinde firma cer mai multă atenție decât câteva stații.
• Nivelul de SLA. Cât de repede trebuie să primești răspuns la o problemă critică schimbă dimensionarea serviciului. Un răspuns garantat în minute costă mai mult decât unul „în aceeași zi”.
• Securitate și conformitate. O firmă care intră sub GDPR pe date sensibile sau sub NIS2 are nevoie de mai mult: backup testat, hardening, politici, MFA. Aici diferența de preț cumpără exact componentele care decid dacă treci sau nu un audit.
• Remote sau on-site. Serviciul gestionat de la distanță ține costurile jos. Intervențiile fizice, când chiar sunt necesare, se adaugă separat.
• Starea actuală a infrastructurii. Un mediu neglijat ani de zile cere întâi o punere la punct. Unul îngrijit costă mai puțin de întreținut.

Costul pe care nu-l vezi în ofertă

Mentenanța IT nu se compară cu zero, ci cu ce te costă lipsa ei. O zi în care nu se poate lucra, un backup care nu exista când a fost nevoie de el, un cont compromis care trimite facturi false clienților tăi. Astea nu apar în nicio ofertă, dar sunt costul real al variantei „ne descurcăm până se strică ceva”.

Pus altfel: un abonament gestionat de câteva sute de euro pe lună pare o cheltuială până în ziua în care previne o singură cădere care te-ar fi costat mult mai mult în timp pierdut și date recuperate.

Cum ceri o estimare corectă

Cel mai simplu mod de a afla cât te-ar costa e să pornești de la o imagine clară a ce ai. Un audit IT gratuit se uită la sistemele tale, îți spune ce riscuri există și de unde ar veni costul. Abia după aceea o ofertă are sens și o poți compara corect cu intervalele de mai sus.

Dacă vrei să vezi ce am putea prelua concret, poți începe cu suportul IT și helpdesk-ul remote sau cu lista completă de servicii IT. Iar dacă preferi să sari peste teorie, cere-ne un audit și îți spunem exact la ce te-ai înscrie, cu cifre pentru cazul tău.